Deze privacyverklaring is van toepassing op de website limliga.be ("Website"), beheerd door Schaakliga Limburg vzw ("we", "wij", "ons", of "onze").

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere effectieve en toegetreden leden, deelnemers aan activiteiten en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

Wij beschermen uw privacy en uw persoonsgegevens zoveel mogelijk. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als AVG of GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit betekent:

  • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • Enkel die gegevens welke nodig zijn voor de genoemde doeleinden worden bijgehouden.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen waarborgen de beveiliging van uw persoonsgegevens.
  • Persoonsgegevens worden alleen doorgeven aan andere partijen indien dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie.
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
    • Clubadministratie
    • Sportieve administratie in het kader van stages, kampen, …
  • Het deelnemen aan competities en toernooien
    • Sportieve administratie
    • Organisatie van een recreatief sportevenement
  • Het organiseren van niet-sport gerelateerde evenementen.
  • Promotie, PR en communicatie waaronder:
    • Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s.
    • Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (mits toestemming).
  • Het beheren van de website van de vzw.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij verwerken de persoonsgegevens van alle toegetreden leden van de schaakclubs aangesloten bij onze vzw. Deze persoonsgegevens worden aan ons ter beschikking gesteld door de KBSB. Daarnaast verwerken wij ook de persoonsgegevens van niet-leden die deelnemen aan activiteiten georganiseerd door ons.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam
  • Privé-contactgegevens: telefoonnummer(s), e-mail, adres, IP-adres
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
  • Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames, …

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons of de KBSB meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden-verwerkers

De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen (VSF, KBSB, ECU, FIDE, en overheidsinstanties) verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden-ontvangers

Wij kunnen persoonsgegevens delen met en op vraag van de volgende (externe) partijen:

  • Federaties (VSF, KBSB, ECU, FIDE)
  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (deelnemerslijst wordt uitgewisseld tussen meerdere organisatoren).

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte persoonsgegevens niet aan derden doorgeven (tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek).

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn

Wij krijgen de persoonsgegevens van onze toegetreden leden van de KBSB. Het is de KBSB die de persoonsgegevens controleert en verwerkingsverantwoordelijke is. Wij schrappen persoonsgegevens van toegetreden leden als ze niet langer nodig zijn voor registratie-doeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen en/of andere voorschriften. De volgende gegevens zullen echter levenslang bewaard blijven omwille van het feit dat een heraansluiting van een speler vereist dat zijn of haar oude gegevens terug gelinkt moeten worden aan deze speler en wij deze speler dus ook op een unieke manier moeten kunnen identificeren:

  • Naam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Belgisch stamnummer
  • Belgische elo
  • Aantal gespeelde partijen
  • Fide federatie
  • Fide stamnummer
  • Fide elo

Als algemene regel houden wij alle andere persoonsgegevens onder eender welke vorm maximaal tien jaar na het laatste gebruik bij. Indien het overlijden van een persoon aan ons wordt gemeld, zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd.

Onze vzw houdt een archief bij om waardevolle historische informatie over de vzw te bewaren voor zover dit wettelijk bepaald is, zoals toernooi- en Elo-gegevens.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Wij hebben volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens ons van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Er wordt een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid gehanteerd op alle systemen.
  • Er wordt gezorgd voor pseudonimisatie en encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Er wordt gebruik gemaakt van een virusscanner die systematisch en tijdig geüpdatet wordt; of een ‘firewall’ is geïnstalleerd.
  • Er worden systematisch back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • Deze maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en geëvalueerd, en indien nodig bijgesteld.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Uw rechten omtrent uw persoonsgegevens

Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn/haar persoonlijke levenssfeer.

Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting

De juistheid van uw persoonsgegevens zijn belangrijk voor onze vzw. U heeft als eigenaar van uw persoonsgegevens het recht om op uw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in uw geregistreerde persoonsgegevens.

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe contacteert u het bestuursorgaan.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens

Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen. Daartoe contacteert u het bestuursorgaan.

Wij behouden steeds het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat wij, afhankelijk van uw verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien u wenst deel te nemen aan competities, toernooien, kampioenschappen en andere organisaties. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we uw verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.

Om uw persoonsgegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals nieuwe contactgegevens.

Klachten

Mocht u een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij u hierover contact met het bestuursorgaan op te willen nemen.

Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. U kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan u vinden op de website gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Contact

Als je vragen hebt over onze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien..

De inhoud van deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt zonder voorafgaande kennisgeving. Het is raadzaam om deze pagina regelmatig te raadplegen voor eventuele updates.

Laatst bijgewerkt op 1 juni 2024